Протоколы

13.05.2018
121

Как часто работа состоит из рутинных повторяемых действий?

Да постоянно! — Только герои рекламных роликов всё делают легко и с улыбкой.

А что делать?

Нужно зафиксировать порядок рутинных действий в упорядоченный список —«Протокол». Хоть на бумаге, хоть в любом текстовом сервисе, хоть в программе Блокнот, хоть в Экселе.

Технические требования минимальны: уметь читать и писать.

Пишете по пунктам: сделать это, сделать то, потом то, и так до конца задачи.

Сам чек-лист не является ноу-хау нашей лабы. Находкой является то, что этот список надо делать. Если задача повторяется больше двух раз, то уже серьезно стоит подумать о протоколе.

Протоколы бывают «вечные» — повторяемые каждый месяц, каждый год. Подведение итогов месяца, публикация контента на сайт, подсчёт финансов.

И «ситуативные» — на короткий проект. Сведение расходов за покупку из разных источников, перенес контента с одного источника на другой, наполнение подраздела сайта.

Сколько спасенных нервов и сэкономленных трудочасов даёт этот список — трудно представить.

И если у вас остались сомнения, перечислю эффекты от его внедрения

  • Легче взяться за работу, можно уговорить себя сделать хотя бы 1 пункт;
  • Легко контролировать себя: где ты остановился, откуда надо продолжить;
  • Не надо держать все пункты в голове, особенно помогает когда приходит усталость;
  • Повторяемый и предсказуемый результат, стабильность качества, ничего не забывается;
  • Сокращение трудозатрат в целом и сохранение спокойствия;
  • Задачу, описанную в протоколе — легко делегировать, ведь порядок действий уже описан;
  • Легко находить проблемные места и оптимизировать работу, ведь вы повторяете пункты много раз;
  • На основании протокола можно писать под-протоколы или соединять протоколы в группы;
  • Можно развивать протокол как продукт, сохраняя историю версий, обновляясь и отказываясь назад, просто какое-то волшебство;

Чаще всего я слышу возражения о внедрении протокола от молодых ребят. — Мол зачем это нужно, лишняя бюрократия!

Отвечу образно, словами лирического героя.

Молодость быстро проходит. А вот глупость и бедность могут остаться с вами навсегда.

А уж когда нам попалась книга Дорофеева «Джедайские техники», то никаких сомнений в правильности вообще не осталось.

1. Нужно зафиксировать порядок рутинных действий в упорядоченный список —«Протокол». Хоть на бумаге, хоть в любом текстовом сервисе, хоть в программе Блокнот, хоть в Экселе.  Технические требования минимальны: уметь читать и писать.  Пишете по пунктам: сделать это, сделать то, потом то, и так до конца задачи.

2. Сам чек-лист не является ноу-хау нашей лабы. Находкой является то, что этот список надо делать. Если задача повторяется больше двух раз, то уже серьезно стоит подумать о протоколе.

Е
О
С
Т
Ь

Об авторе

Шарапов Станислав — Менеджер проектов

— Сложность в простоте

Нет более запутанной области человеческой деятельности, чем управление проектами.

С одной стороны, эту деятельность окучивают разные бизнес-тренеры, которые вещают на птичьем языке, про грани высокого полёта.

С другой, есть простое руководство здравым смыслом, которое ещё никому не вредило. Есть несколько простых принципов, которые помогают в любой ситуации.

Например, если принятые решения логичны, то они работают.

Или, отличить главное от второстепенного — не высший пилотаж, но уже станет легче.